Digitale Baudokumentation: Die Zukunft des Bauwesens

Überquellende Ablagen, Terminchaos, unklare Zuständigkeiten und Vorgaben – Unternehmen, die Dokumentenmanagement als lästige, zu vernachlässigende Pflicht abtun, stoßen schnell an organisatorische Grenzen – gerade bei komplexen Projekten. Digitale Baudokumentation - das ist die moderne Lösung, um Licht ins analoge Chaos zu bringen. 

Ein wirklich leistungsstarkes Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist weit mehr als bloßes Archiv für Dokumente. Es kann sich als entscheidende Informationsplattform für das gesamte Unternehmen oder bei konkreten Bauprojekten erweisen, und somit maßgeblich zur Wettbewerbsfähigkeit beitragen.

Dieser Artikel schlüsselt wesentliche Faktoren eines modernen, digitalen Dokumentenmanagements auf und zeigt Wege, entsprechende Methoden in bestehende Strukturen und Prozesse zu implementieren. 

Das Wichtigste in Kürze 

• Digitale Baudokumentation bezeichnet die systematische und digitale Organisation und Speicherung von Dokumenten, Plänen etc.  
• Ein DMS ist branchenspezifisch Standard und ermöglicht deutliche Kostenreduktionen und Produktivitätsgewinne 
• Im Bauwesen beschleunigen digitale Lösungen durch ein DMS die Konzeption und Umsetzung komplexer Bauprojekte durch zentrale Steuerung und Verwaltung 

Was ist ein digitales Dokumentenmanagement? 

DMS ist längst keine technologische Avantgarde-Lösung mehr, sondern laut Studien längst Standard für mittelständische und kleine Unternehmen. 

In Unternehmen fallen eine Vielzahl unterschiedlicher Dokumente an, von Rechnungen über Bestellungen und Lieferpapiere bis hin zu Verträgen, Artikellisten, Tabellen oder Protokollen. Dabei können diese Dokumente sowohl analog als auch digital vorliegen und in den unterschiedlichsten Dateiformaten gespeichert sein – verschiedene Versionen und das Nebeneinander von Digital- und Papierformaten kann hier schnell zu Organisationschaos führen. 

Digitale Baudokumentation als Ordnungsfaktor 

Ein digitales Dokumentenmanagement schafft Abhilfe und ist ein zentraler Bestandteil der modernen Unternehmensverwaltung und bezeichnet die systematische Organisation von Dokumenten, Dateien und Informationen in elektronischer Form. Ziel ist es, sämtliche Dokumente und Informationen an einem zentralen, meist cloud-basierten Ort zu erfassen und zu verwalten. 

Zu den Hauptaufgaben eines DMS gehören die Verwaltung von Dokumenten aller Art in einer zentralen Datenbank sowie die Übernahme der Organisation und Koordination bei deren Erstellung, Überarbeitung, Überwachung und Verteilung. Eine zentrale Rolle spielt hierbei die digitale Archivierung, welche das Herzstück eines DMS darstellt. Durch eine strukturierte Archivierung können Dokumente schnell wiedergefunden und bei Bedarf weiter bearbeitet werden. 

Was sind die Vorteile eines digitalisierten DMS im Vergleich zum analogen DMS? 

Der Begriff der Digitalisierung ist zwar kontextabhängig überstrapaziert, aber dennoch allgegenwärtig – und bei der Baudokumentation komplexer Projekte essenziell für die erfolgreiche Umsetzung. Die Vorteile gegenüber der analogen Verwaltung von Dokumenten sind dabei so zahlreich wie logisch – und lassen die händische Verwaltung endgültig wie ein Relikt des 20. Jahrhunderts wirken. 

Zeitersparnis 

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ermöglicht Unternehmen, alle Dokumente zentral zu digitalisieren und zu verwalten. Mithilfe von leistungsstarken Such- und Filterfunktionen, wie einer Volltextsuche oder automatischer Verschlagwortung, können Dokumente schnell und einfach gefunden werden. Das spart Zeit und steigert die Produktivität der Mitarbeiter erheblich. 

Transparenz  

Ein cloud-basiertes Dokumentenmanagement macht insbesondere bei komplexen Bauprozessen Daten und Kennzahlen in Echtzeit für alle Beteiligten sichtbar. Der Verlauf ermöglicht es, Änderungen und Bearbeitungsschritte nachzuvollziehen, was bei der Arbeit in größeren Teams von enormem Vorteil sein kann. Zudem gehen keine Dokumente mehr verloren, da sie zentral gespeichert und archiviert werden. 

Reduktion von Materialkosten 

Mit einem DMS gehören irgendwann nutzlos werdende Papierberge endgültig der Vergangenheit an. Durch die digitalisierte Verwaltung und Archivierung wird sowohl der Papier- als auch der Tonerverbrauch erheblich reduziert – ein papierloses Büro spart hier bares Geld. 

Platzersparnis 

Volle Ablagen und schier endlose Regalmeter – eine exakte analoge Archivierung und Verwaltung benötigt Platz. Raum, der sich effektiver nutzen lässt und mit einem DMS komplett überflüssig werden kann. Das Management-System hilft folglich ganz konkret, Raum- und Instandhaltungskosten einzusparen. 

Zugriffskontrolle und Datenschutz 

Durch die zentrale Steuerung lässt sich mit einem DMS exakt festlegen, welche Dokumente und Daten für die jeweiligen Projektbeteiligten einseh- und nutzbar sind. Insbesondere bei sicherheitsrelevanten Dokumenten kann eine DMS-Software mit Passwortschutz und Verschlüsselungstechniken ein entscheidendes Sicherungssystem sein. 

Rechtskonforme Speicherung 

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) fordern von Unternehmen eine ordnungsgemäße Archivierung von steuerlich relevanten, elektronischen Dokumenten.

Eine Lösung für digitales Dokumentenmanagement ist daher unumgänglich, da elektronische Rechnungen im Originalformat und unveränderbar archiviert werden müssen. Ein DMS erfüllt die Anforderungen an Sicherheit, Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, Ordentlichkeit und Auffindbarkeit von Dokumenten und sorgt somit für eine GoBD-konforme Archivierung.

Was sind Schwachstellen der digitalen Baudokumentation? 

Faktoren wie Datenintegrität sind ein potenzielles Sicherheitsrisiko, denn Datenverluste oder -manipulationen können schwerwiegende Folgen haben. Wenn unberechtigte Personen Zugriff auf vertrauliche Unternehmensdaten oder relevante Kennzahlen von Bauprojekten erlangen, entstehen möglicherweise massive rechtliche, finanzielle und imagebezogene Konsequenzen. 

Wenn das System zu kompliziert angelegt ist und viele intransparente Funktionen bietet, kann das für Mitarbeiter zunehmend verwirrend sein und zu Fehlern führen. Es ist daher entscheidend, dass ein DMS intuitiv zu bedienen und zuverlässig ist. Eine umfassende Schulung und klare Prozesse können hierbei schon im Vorfeld helfen. 

Gleichzeitig ist die Integration von DMS in bestehende IT-Systeme und Geschäftsprozesse entscheidend. Eine mangelnde Abstimmung kann dazu führen, dass Mitarbeiter umständliche Arbeitsschritte durchführen müssen oder Informationen nicht in Echtzeit abrufen können.  

Wie führt man ein digitales Dokumentenmanagementsystem ein? 

Die Einführung eines DMS ist mehr als ein fortan digitales Einscannen und Speichern entsprechender Dokumente – im Vorfeld muss daher immer eine strukturierte Analyse möglicher Schnittstellen und Anwendungsbereiche stehen. 

Im ersten Schritt sollte dementsprechend eine Evaluation der bestehenden Dokumentationssprozesse durchgeführt werden, um Schwachstellen und Optimierungspotenziale zu identifizieren. Anschließend muss die Auswahl einer geeigneten DMS-Software erfolgen, die den Unternehmensanforderungen entspricht. 

Die Einführung des DMS muss mit allen beteiligten Abteilungen abgestimmt werden. Eine klare Kommunikation über die Vorteile und Ziele des DMS hilft bei der Akzeptanz und der Zusammenarbeit der Mitarbeiter. Zudem ist es essenziell, die Mitarbeiter in Schulungen und Workshops auf das neue System vorzubereiten, um eine reibungslose Integration in den Arbeitsalltag zu gewährleisten. 

Die Implementierung eines DMS sollte schrittweise erfolgen und von einem Projektteam geleitet werden, um den Fortschritt konstant zu evaluieren. Eine erfolgreiche Einführung des DMS bringt nicht nur eine Steigerung der Effizienz und Produktivität, sondern auch eine höhere Sicherheit und Compliance im Umgang mit Unternehmensdaten. 

Implementierung im Bauwesen 

Im Bauwesen müssen eine Vielzahl von Dokumenten wie Pläne, Zeichnungen, Spezifikationen, Verträge, Genehmigungen und Berichte erstellt werden, die von vielen verschiedenen Parteien genutzt und bearbeitet werden – dementsprechend wichtig ist eine sorgfältige Planung und Strukturierung. Dies gilt übrigens auch für die Baustelle – eine digitale Baustellendokumentation ist unerlässlich. Per App lässt sich die Baudokumentation auch auf mobilen Endgeräten nachverfolgen.

Es müssen klare Regeln für die Benennung und Strukturierung der Dokumente festgelegt werden, um einheitliche Standards zu gewährleisten. Auch die Zuweisung von Berechtigungen und Zugriffsrechten für die verschiedenen Parteien sollte möglichst sorgfältig konzipiert werden, um den Schutz vertraulicher Informationen sicherzustellen. 

Fazit – Digitale Baudokumentation ist längst Standard

Digitale Baudokumentation ist längst keine ferne Zukunftsmusik mehr, sondern branchenspezifisch unabdingbar und Anwendungsstandard. 

DMS zentralisiert und digitalisiert die Verwaltung komplexer Prozesse und Bauprojekte cloud-basiert über von allen Beteiligten (mit entsprechenden Zugriffsrechten) nutzbare Schnittstellen – in Echtzeit, mit automatisierten Workflows und rechtskonform. 

Im Zusammenspiel mit einer entsprechenden Buildung Information Modeling (BIM)-Software kann sich die Effizienz bei Bauprojekten merklich steigern. Dank des innovativen Trimble Constructible Prozesses wird das Building Information Modeling (BIM) im Bauwesen neu definiert. Es ermöglicht Spezialisten, die gesamte Konstruktionsphase von der Planung bis zur Inbetriebnahme zu optimieren und zu automatisieren.  

Viewpoint For Projects ist dabei ein besonders leistungsstarkes Baumanagement-Tool. Es vereinfacht die Verwaltung, Planung und Bereitstellung von Projektinformationen und unterstützt Ihr Team in allen Arbeitsphasen – so können Sie auch komplexe Projekte mühelos verwalten, potenzielle Konflikte frühzeitig identifizieren und entsprechende Maßnahmen ergreifen. 

Das Aufgabenmanagement ermöglicht Ihnen gleichzeitig die Zuweisung und detaillierte Verfolgung der jeweiligen Prozesse. So optimieren Sie Ihre Bauprojekt durch zentrale Dokumentenverwaltung, Aufgabenüberwachung und Risikomanagement.

Mit dem Trimble Constructible Prozess durchbrechen Sie die Grenzen des bisherigen BIM und leiten ein neues Zeitalter für effizientes und präzises Bauen ein – dank digitalisiertem Datenmanagement mit dauerhaft sicherer und transparenter Baudokumentation.