Mängelmanagement 2.0: Effizienz und Transparenz im Bau

Wirkliche Expertise und Baukompetenz zeigt sich nicht nur in der eigentlichen Projektausführung. Auch ein effizientes Mängelmanagement und Instrumente zur Qualitätssicherung sind entscheidend, um ein Bauprojekt erfolgreich abzuschließen. 

Niemand gesteht gern Fehler ein. Der Umgang mit ihnen hat auf Baustellen allerdings eine besondere Bedeutung. Denn Mängel können nicht nur die Sicherheit, die Funktionalität oder den Brandschutz beeinträchtigen. Sie dienen zusätzlich als Grundlage für potenzielle Gewährleistungsansprüche.

Durch effektive Prozesse können mögliche Schäden oder Risiken vermieden und die Abnahme von Bauarbeiten erleichtert werden. Wir zeigen in diesem Artikel, wie Sie ein solides Mängelmanagement aufbauen und durch Software optimieren können. 

Das Wichtigste in Kürze 

• Mängelmanagement umfasst die Dokumentation und Beseitigung von Baumängeln 
• Effiziente Prozesse erleichtern die Bauabnahme und verhindern hohe Folgekosten 
• Digitale Prozesse schaffen Transparenz und vereinfachen die Fehlerbeseitigung erheblich 

Was ist Teil des Mängelmanagements? 

Ein effektives Mängelmanagement ist in der Baubranche von entscheidender Bedeutung. Es gewährleistet nicht nur die Qualität der Bauarbeiten, sondern minimiert auch mögliche rechtliche und finanzielle Risiken. Doch welche Bestandteile fallen darunter? 

• Mängelerfassung: Der erste Schritt besteht darin, Fehler systematisch zu erfassen. Das schließt nicht nur sichtbare bzw. substanzielle Mängel ein, sondern auch verdeckte, die sich erst im Laufe der Zeit zeigen können. 
• Dokumentation: Dabei sollten nicht nur die Probleme selbst erfasst werden, sondern auch andere relevante Informationen. Dazu zählen Daten wie Ort, Zeitpunkt der Entdeckung und eventuell betroffene Bauteile oder Gewerke. 
• Bewertung und Priorisierung: Nicht jeder Mangel hat die gleiche Dringlichkeit. Daher ist es wichtig, sie zu bewerten und zu priorisieren. Das ermöglicht es, sich zunächst auf die wirklich kritischen Probleme zu konzentrieren. 
• Ursachenanalyse: Entscheidend, um Fehler langfristig zu beseitigen. Warum ist der Mangel aufgetreten? Liegt er an der Planung, der Ausführung oder an Materialproblemen? Die Identifizierung hilft, ähnliche Probleme künftig auszuschließen. 
• Maßnahmenplanung: Basierend auf dieser Analyse sollte ein konkreter Maßnahmenplan entwickelt werden. Welche Schritte sind notwendig, um die Fehler zu beheben und wer ist dafür verantwortlich? 
• Beseitigung: Bei der Umsetzung des Plans sind eine klare Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Beteiligten erforderlich. 
• Dokumentation der Beseitigung: Die Mängelbeseitigung sollte ebenfalls dokumentiert werden. Damit kann nachgewiesen werden, dass die Probleme tatsächlich behoben wurden. 
• Überwachung und Kontrolle: Das Management endet nicht mit der Beseitigung. Eine fortlaufende Überwachung und Kontrolle sind ebenfalls wichtig. Damit wird sichergestellt, dass keine neuen Probleme auftreten und die getroffenen Maßnahmen wirksam sind. 

Bild: Der niederländische Komplettinstallateur AGO Technische Installaties setzt im Bereich des Mängelmanagements auf die Digitalisierung von Arbeitsprozessen.

Was sind die rechtlichen Vorgaben beim Mängelmanagement? 

Der Umgang mit Mängeln auf Baustellen ist nicht nur eine Frage erfolgreichen Bauprojektmanagements, sondern basiert auf klaren gesetzlichen Regelungen. In Deutschland sind dafür zwei Rechtsgrundlagen wesentlich. 

Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) 

Das BGB legt die Anforderungen in Paragraf § 633,2 fest. Ein Werk gilt als mangelfrei, wenn es der vereinbarten Qualität entspricht. 

Wenn keine vorherige Vereinbarung zur Qualität getroffen wurde, gibt es zwei mögliche Szenarien für akzeptable Qualität. Dazu müssen die Ergebnisse für vertraglich festgelegte Anwendungsfälle geeignet sein. Alternativ sollte die Qualität des Projekts mit ähnlichen Projekten in diesem Bereich vergleichbar sein. 

Zusätzlich regelt § 631 BGB allgemeine Vertragsbestimmungen für Produkte und Dienstleistungen, während § 650a BGB spezielle Regelungen für Bauverträge enthält. 

VOB/B (Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen – Teil B) 

Sie ist ein wesentlicher Bestandteil der deutschen Baurechtsnormen. Die Norm regelt die vertraglichen Beziehungen zwischen Auftraggebern und Auftragnehmern bei Bauprojekten in Deutschland. 

Hinter dem sperrigen Titel verbergen sich unter anderem detaillierte Regelungen für die Mängelregulierung. Sie basiert zwar auf den entsprechenden Vorgaben im BGB, ist aber deutlich spezifischer. 

So definiert sie konkrete Vorgaben für Behebung und Gewährleistungsfristen. Zusätzlich bestimmt sie die Rechte der Vertragsparteien. 

Gibt es Fristen zur Mängelbeseitigung?

Die Antwort auf diese Frage hängt unter anderem von der Art des geschlossenen Vertrags ab. Verträge können in Deutschland sowohl auf BGB- oder VOB/B-Grundlage geschlossen werden – mit jeweils unterschiedlichen Fristsetzungen. 

Die rechtzeitige Identifizierung und rechtliche Durchsetzung zur Fehlerbeseitigung nehmen daher eine entscheidende Rolle ein. Beides ist insbesondere bei Sachmängeln im Bauwesen von großer Bedeutung. So verjähren diese gemäß dem BGB-Vertrag nach fünf Jahren. Danach können solche Beanstandungen nicht mehr im Rahmen der Gewährleistung geltend gemacht werden.

Sonderfälle bei Vorsatz

Eine wichtige Ausnahme besteht jedoch, wenn Mängel arglistig verschwiegen wurden. Für solche Situationen sieht der Gesetzgeber eine verlängerte Verjährungsfrist von zehn Jahren vor. 

Bauverträge, die nach der VOB/B abgewickelt werden, können abweichende Fristen beinhalten. So beträgt beispielsweise die Verjährungsfrist für ein Bauwerk vier Jahre, während für bestimmte Teile eine zweijährige Frist gilt. 

Besondere Fristen sind auch im Bereich des Brandschutzes zu beachten. Das Versäumen von Fristen zur Behebung in diesem Bereich kann zur Stilllegung von Anlagen führen. Das kann nicht nur erhebliche finanzielle Konsequenzen haben, sondern auch die Sicherheit massiv gefährden. 

Welche Vorteile bietet eine Software beim Mängelmanagement? 

Das Mängelmanagement ist eine kritische Phase in jedem Bauprojekt und digitale Tools können dabei eine entscheidende Rolle spielen. Die Vorteile gehen weit über den Ersatz von Stift und Papier hinaus: 

• Gesteigerte Effizienz: Eine Software automatisiert viele Prozesse, angefangen bei der Erfassung bis zur Mängelverfolgung und -beseitigung. Dies spart wertvolle Zeit und minimiert den Verwaltungsaufwand erheblich. 
• Präzise Dokumentation: Software ermöglicht eine umfassende Dokumentation. Fotos, Beschreibungen und Zeitstempeln versehene Aufzeichnungen helfen, Ursachen zu ermitteln und ihre Behebung zu überwachen. 
• Bessere Kommunikation: Die Software schafft eine transparente Plattform, auf der alle Beteiligten Probleme melden und diskutieren können. Dies fördert die Kommunikation und Zusammenarbeit, was für den Erfolg eines Bauprojekts von entscheidender Bedeutung ist. 
• Fristen: Eine gute Mängelmanagement-Software erinnert an Fristen und gewährleistet, dass Fehler rechtzeitig behoben werden. Das trägt dazu bei, die Einhaltung von Vertragsbestimmungen und gesetzlichen Vorgaben sicherzustellen. 
• Datenanalyse: Die gesammelten Daten können zur Identifizierung von Trends genutzt werden. Das ermöglicht es, wiederkehrende Problemfelder zu erkennen und präventive Maßnahmen zu ergreifen. 
• Mobilität: Software wie Viewpoint Field View sind auch mobil zugänglich. Das bedeutet, dass Fehler direkt vor Ort erfasst und dokumentiert werden können, was die Effizienz zusätzlich steigert. 
• Rechtssicherheit: Eine sorgfältige und gut dokumentierte Verwaltung kann in rechtlichen Auseinandersetzungen von großem Nutzen sein. Die Software erleichtert die Bereitstellung von Beweismitteln und Protokollen. 

Fazit – Mängelmanagement bei Bauprojekten kann vereinfacht werden

Komplexe Bauprojekte mit verschiedensten Gewerken sind anfällig für unterschiedliche Ausführungsfehler. Die komplett mängelfreie Baustelle ist daher eher Idealvorstellung als tatsächliche Realität. 

Entscheidend ist daher der Umgang mit auftretenden Problemen. Lösungen von Trimble wie Viewpoint for Projects und Field View können dabei die Grundlage für eine transparente Fehlerkultur und präzise Dokumentation schaffen. 

Viewpoint for Projects ist als vollständige Baumanagement-Software ein unverzichtbarer Begleiter während sämtlicher Projektphasen. Mit der ISO 19650-konformen Software in Ihrer Toolbox haben Sie die Kontrolle über sämtliche Aspekte Ihres Bauprojekts. Das Programm vernetzt Ihre Baustelle und liefert die Präzision und Übersicht, die digitales Mängelmanagement erfordert.

Die Übersicht und Kontrolle über Problemfelder und Fristen übersetzt Field View in die konkrete Baustellenpraxis. Das cloudbasierte Tool ist die logische Weiterentwicklung analoger Erfassung im Außendienst. Anpassbare mobile Formulare für Mobilgeräte machen Stift und Papier endgültig zum Auslaufmodell – und vereinfachen das Mängelmanagement nachhaltig.